Faglig feedback
Hent artiklen Feedback der motiverer af Sune Weile udgivet i Ledelse i morgen her
Feedback på vores arbejde er helt afgørende for, at vi som mennesker føler os set og anerkendt. Derfor skal vi fokusere på at få udviklet en feedbackkultur, der kan understøtte den faglige udvikling hos den enkelte og samtidig øge samarbejdet i organisationen.
Det er nogle helt grundlæggende egenskaber der gør, at vi som mennesker har brug for feedback. Maj Bjerre skriver i “Feedback så du bliver hørt” (2017), at der ud fra et evolutionspsykologisk udgangspunkt er (mindst) tre grunde til, at vi som mennesker oplever feedback som vigtigt. Men også at vi kan opleve det som svært – både at give og modtage:
Vi har et udpræget ønske om at være en del af et fællesskab. Feedback kan underbygge dette positivt, fordi vi kan opleve at lykkes i fællesskabet ved at fokusere på de positive ting. Men fordi vi samtidig aktivt vil forsøge ikke at stille os uden for en gruppe, så kan feedback være svær at give og modtage. Det kræver tryghed at kunne give og modtage feedback, fordi vi er bange for at blive sat uden for fællesskabet ved at få negativ feedback.
Mennesker er på jagt efter mening. Både i vores liv som sådan, men særligt i vores arbejde. Vi ønsker, at vores arbejde er meningsfuldt, og hvis det ikke giver mening, så har vi svært ved at blive motiveret. Feedback kan understøtte oplevelsen af mening ved at anerkende løsningen af vores arbejdsopgaver. Men samtidig kan vores arbejde opleves som meningsløst, hvis vi ikke oplever feedback, eller får feedback som vi er meget uenige i.
Vi ønsker som mennesker at bidrage. Derfor reagerer vi også positivt på anerkendelse, fordi det understøtter oplevelsen af, at vores bidrag har betydning. Det betyder samtidig, at når vi modtager faglig feedback, som er kritisk over for vores løsning af en opgave, så mister vi oplevelsen af at have bidraget. Derfor kan en feedbacksituation opleves som sårbar.
Derfor er feedback en enorm styrke, når det bliver brugt rigtigt. Når vi oplever at blive anerkendt for vores arbejde, så vokser vi som mennesker, og det øger vores trivsel. I det følgende vil jeg komme ind på, hvad feedbackkultur er, hvorfor det er vigtigt, og hvordan man kommer i gang med at udvikle den.
Hvad er feedback?
Der findes mange definitioner på faglig feedback. Anders Trillinggaard skriver i “Feedback gentænkt” (2017), at “Professionel feedback er den proces, hvorigennem en person udvikler sine professionelle rutiner ved hjælp af samtaler med andre personer, der har observeret konsekvenser af vedkommendes arbejde.” Det betyder, at feedback:
har et formål
har fokus på ens arbejde
bygger på observation
er en dialog
Formål
Det er vigtigt, at feedback har et klart formål. Det kan både være afsenderen og modtageren, der har et formål med feedbacken. Det er heller ikke sikkert, at de er enige om formålet, men derfor er det stadig vigtigt, at formålet for begge er tydeligt, så ingen står med skuffede forventninger.
I ”Thanks for the feedback” (2015) inddeler Douglas Stone og Sheila Heen feedback i tre typer alt efter deres formål:
Anerkendelse
Er først og fremmest relationsskabende
Formålet er bl.a. at blive set og forstået
Afsenderen har bl.a. fokus på at motivere modtageren
Har fokus på relation, præstation, resultat m.v.
Coaching
Er først og fremmest retningsanvisende
Formålet er bl.a. at forbedre sig
Afsenderen har bl.a. fokus på at være handlingsanvisende over for modtageren
Har fokus på at lære, udvikle sig, ændre m.v.
Evaluering
Er først og fremmest præstationsorienteret med fokus på resultat og bedømmelse
Formålet er bl.a. at afstemme forventninger
Afsenderen har bl.a. fokus på at vise og sammenligne med andre standarder
Har fokus på resultat, forventning, grundlag for beslutning m.v.
Det er vigtigt, at alle i feedbacksituationen er bevidste om, hvilken form for feedback, der skal gives i den konkrete situation. Det nytter ikke, at modtageren forventer anerkendelse, hvis afsenderen mener, at der er behov for evaluering. Det kan skabe situationer, hvor feedbacken risikerer at køre af sporet, og skade langt mere end det gavner. Den bedste måde at blive klar over formålet er, at begge er åbne om, hvad der er behov for. Både modtager og afsender skal derfor forklare, hvad de mener, der er formålet med feedbacken og hvorfor. Det er bedre at være åbent uenige end at det først undervejs i samtalen bliver tydeligt, at der er forskellige forventninger.
Fokus
Faglig feedback har fokus på det professionelle arbejde. Det kan være både modtageren, der efterspørger feedback på konkrete udfordringer eller det kan være afsenderen, der har lyst til at give feedback på en konkret opgaveløsning. Det vigtigste er, at der er enighed om, hvad der gives feedback på. Det kan være gavnligt, at modtageren selv foreslår to-tre konkrete fokuspunkter, som afsenderen skal give feedback på. Det kan fx være et ønske om feedback på ens mødeledelse. Her kan modtageren bede en mødedeltager om at give feedback på følgende:
Får jeg præsenteret punkterne på dagsordenen tydeligt, så formålet er klart?
Sørger jeg for, at relevante parter kommer til orde under punkterne?
Får jeg rundet af, så konklusionen på punkterne er tydelige?
Efter mødet kan afsender og modtager bruge 5-10 minutter på faglig feedback, hvor det primære formål er evaluering af mødeledelsen. Ved at fokusere på tre konkrete punkter sikrer modtageren sig, at der ikke gives feedback på alt muligt andet. Det afgrænser feedbacken, så det faglige er i fokus. Samtidig giver det en tryg ramme for feedbacken, for modtageren skal ikke frygte, hvad der nu er på vej.
Det behøver dog ikke altid være planlagt med konkrete fokuspunkter. Det kan også være, at en leder har behov for at give anerkendende feedback på løsningen af en konkret arbejdsopgave til en medarbejder. Lederen spørger derfor medarbejderen, om vedkommende må give feedback på løsningen af den konkrete opgave. Det kan fx være et vanskeligt notat, et oplæg eller et initiativ i en arbejdsgruppe. Det er vigtigt at anerkende, hvis medarbejderen på det konkrete tidspunkt ikke har behov eller lyst til feedback, så kan det vente til et senere tidspunkt. Men afsenderen af feedback må gerne insistere på at give feedback på et andet tidspunkt.
Observation og fortolkning
Ligesom feedback altid omhandler det professionelle arbejde, så tager det også altid udgangspunkt i en observation. Det er for at sikre, at feedback har fokus på noget konkret og ikke kommer til at omhandle tænkte eksempler. Det er samtidig vigtigt at slå fast, at fordi feedback har fokus på en konkret observation, så skal afsenderen forsøge at beskrive det, så nøgternt som muligt. Afsenderen vil typisk sige: ”i går til mødet så jeg, at du i den konkrete situation gjorde xx” eller ”i slutningen af dit oplæg, var der en, der stillede et spørgsmål og jeg observerede, at du gjorde xx”.
Det at observere gør det dog ikke alene. Selve feedbacken gives herefter på baggrund af observationen. Det er afgørende, at afsenderen i den situation er meget tydelig omkring, at der er tale om en fortolkning. Det er ikke afsenderen, der ejer sandheden. Når feedback går galt, så er det meget ofte, fordi afsenderen tolker bestemte intentioner ind i modtagerens handlinger. Men afsenderen kender ikke modtagerens intentioner. Derfor er det helt afgørende, at afsenderen her er nysgerrig: ”da du gjorde sådan under mødet, så tolker jeg det som om, du har travlt med at komme videre. Er det rigtigt forstået?”. Det giver modtageren mulighed for at forklare, hvad der var intentionen. Men samtidig giver det afsenderen mulighed for at pege på, hvordan andre vil tolke de konkrete signaler. Det kan være med til at sætte fokus på en adfærdsændring. Det kan være, at modtageren slet ikke er klar over, at det opleves på den måde. Det kan også være, at afsenderen overfortolker. Under alle omstændigheder giver det grundlag for en god dialog om observationen.
Dialog
Derfor er dialog helt afgørende for succesfuld feedback. Afsender og modtager skal være enig om formål og fokus for samtalen, de skal tage udgangspunkt i konkrete observationer og de skal fremlægge deres fortolkninger. Derefter er det vigtigste, at de er nysgerrige over for hinandens måder at forstå virkeligheden på, og være åbne over for, at den kan se ud på mange forskellige måder. Det sker gennem en åben og tillidsbaseret dialog. Derfor er det også afgørende, at der er en grundlæggende tillid til stede mellem afsendere og modtagere, når der skal gives feedback. Samtidig kræver det faste spilleregler, så feedback kan bruges som et positivt værktøj til at udvikle fagligheden.
Hvordan giver jeg feedback?
Der findes ikke en feedbackmodel, der virker for alle, fordi mennesker og organisationer er forskellige. Det vigtigste er, at feedback tager udgangspunkt i tre ting:
Formål
Observation
Fortolkning
Det er en god idé, at organisationen som helhed udarbejder et grundlag for, hvordan og hvorfor der arbejdes med faglig feedback. Det er med til at sætte konkrete rammer, så det ikke bliver så sårbart. Feedback kan gå tæt på, og derfor er der nogen, der som udgangspunkt vil frasige sig feedback. Derfor er det vigtigt, at det bliver sat ind i en strategisk ramme, som fx handler om at udvikle den enkelte medarbejder fagligt, øge læring på tværs af afdelinger eller oparbejde kompetencer inden for nye områder. Det kan være med til at øge motivationen hos den enkelte, fordi det bliver sat ind i en større kontekst.
Hvis du vil vide mere om faglig feedback, så kan Nordisk Ledelse holde et oplæg eller en workshop på din arbejdsplads. Det kan være for en ledelsesgruppe, som gerne vil sætte skub i den faglige erfaringsudveksling eller det kan være for en hel medarbejdergruppe.
Læs mere her.